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町田市情報公開事務取扱要綱
(吉田つとむの注） ２００１年４月９日､町田市の 「町田市情報公開事務取扱要綱」を、コピーして掲載する。すでに町田市は､「紙コピー」から「ＦＤ・ＣＤコピー」が実現している。この「要綱」引用は、情報公開を推進する観点で掲載した。町田市は､インターネット上に町田市情報公開条例を掲載しているが、関連あるこの要綱掲載も有用と考えたためである。 （注：）この要綱改正は､昨年、私が粘り強く請求して実現した「ＦＤ・ＣＤコピー」を改正追加した内容のものである。 （見出し） 第１ 趣旨 第２ 窓口の設置 第３ 市政情報課及び主管課の行う事務 第４ 公文書の公開事務 第５ 準用等 （町田市情報公開事務取扱要綱の本文） 第１ 趣旨 町田市情報公開条例（平成元年３月町田市条例第４号。以下「条例」という。）に定 める情報の公開についての事務処理は、別に定めがある場合を除き、この要綱の定める ところにより行うものとする。 第２ 窓口の設置 総務部市政情報課（以下「市政情報課」という。）に、情報の公開についての窓口を 置く。 第３ 市政情報課及び主管課の行う事務 １ 市政情報課の行う事務 市政情報課においては、情報の公開についての窓口として、次に掲げる事務を行う ものとする。 (1) 公文書の公開についての案内及び相談に関すること。 (2) 公文書公開請求書（以下「請求書」という。）の受付に関すること。 (3) 公文書の公開の請求（以下「公開請求」という。）に対する決定の通知の送付に 関すること。 (4) 公文書の公開の実施に伴う事務に関すること。 (5) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。 (6) 公開請求に対する処分についての不服申立ての受付及び当該不服申立てに対する 決定の通知の送付に関すること。 (7) 公文書目録の作成の取りまとめに関すること。 (8) 町田市情報公開・個人情報保護運営審議会（以下「審議会」という。）に関する こと。 (9) 町田市情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に関するこ と。 (10) 情報提供に関すること。 (11) 条例の運用状況の公表の取りまとめに関すること。 (12) その他情報公開についての各課との連絡調整に関すること。 ２ 主管課の行う事務 公文書を主管する課（政策審議室及び課に相当する所等を含む。以下「主管課」と いう。）においては、次に掲げる事務を行うものとする。 (1) 公文書の公開についての案内及び相談に関すること。 (2) 公開請求のあった公文書の検索に関すること。 (3) 公開請求に応ずるか否かの決定に関すること。 (4) 公文書の公開を実施すること。 (5) 公開請求に対する処分についての不服申立ての受付に関すること。 (6) 主管課の公文書に係る公文書目録の作成に関すること。 (7) 主管課における情報提供に関すること。 (8) 審議会、審査会への諮問に関すること。 第４ 公文書の公開事務 １ 案内及び相談 (1) 市政情報課の対応 公開請求のあった場合は、請求の内容が公開請求として対応すべきものであるか どうかを確認し、公開請求としてでなく情報提供で対応できる場合は、主管課に案 内する等適切に対応するものとする。 (2) 主管課の対応 主管課に直接公開請求のあった場合は、当該主管課では相談に応じるが、請求書 の受付は行わないものとする。また、直ちに公開が可能なもの等は、情報提供とし て当該主管課において対応するものとする。 (3) 条例第１３条関係の確認 条例第１３条（他の制度等との調整）に該当する公文書については、公文書の公 開を実施しないので、その旨を説明する等適切に対応するものとする。 ２ 市政情報課における請求書の受付 (1) 請求書の受付 公開請求の受付は、請求書により市政情報課において行う。 (2) 公文書の特定 公開請求のあった公文書については、公文書目録等により検索し、又は主管課と 十分連絡を取り合って、当該公文書の存在の有無を確認し、当該公文書の件名又は 内容についての特定を行うものとする。この場合公開請求のあった公文書が２つ以 上の課に存在するときは、当該公文書に係る事務を所掌する課をもって主管課とす るものとする。 (3) 請求書の記入についての留意事項 請求書の記入指導に当たっては、次の点に留意するものとする。 ア 同一人から同一の主管課に複数の公開請求があった場合は、１枚の請求書によ り受け付けることができるものであること。 イ 請求手続は、原則として本人が行うものであるが、本人に代わって行うことが できるものであること。 ウ 「請求者」欄には氏名のみ記入し、押印は要しないものであること。 (4) 請求書の各欄の確認事項 請求書の受付に当たっては、次に掲げる事項を確認するものとする。 ア 「連絡先」欄は、法人その他の団体の担当者の氏名及び電話番号が記入してあ ること。 イ 「公文書の件名又は内容」欄は、請求の対象となる公文書を特定するための欄 であるので、件名又は内容が公文書を検索できる程度に具体的に記入してあるこ と。 (5) 電話又は口頭による請求 条例第６条は書面による請求を定めており、電話又は口頭による請求は、認めら れない。 (6) 郵送による請求 郵送による請求があった場合は、内容を確認し、不備な点については、電話等で 確認するものとする。 (7) 請求書を受け付けた場合の説明等 請求書を受け付けた場合は、請求書に受付印を押した後に請求書の写しを作成 し、当該請求書の写しを請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説 明するものとする。 ア １４日以内に請求に応ずるか否かの決定を行うこととし、公文書の公開は受付 と同時には実施しないこと、及びやむを得ない理由があるときは１４日の期限を ６０日まで延期することがあり、このときは公文書公開決定延期通知書により請 求者に対し通知すること。 イ 公文書の公開を実施する場合には、手数料は無料とするが、当該公文書の写し の交付を行う場合には、当該写しの作成及び送付に要する費用は徴収すること。 ウ 公文書の公開を実施する場合の日時及び場所は、公文書公開決定通知書又は公 文書部分公開決定通知書（以下「公開決定通知書」という。）により通知するこ と。 エ 公文書の公開を実施しない場合には、公文書非公開決定通知書（以下「非公開 決定通知書」という。）により通知すること。 ３ 受付後の請求書の扱い (1) 決定期間の起算日 市政情報課で請求書を受け付けた日をもって、条例第７条第１項に規定する請求 書を受理した日として取り扱うものとする。 (2) 請求書の送付 請求書を受け付けた場合は、当該請求書を主管課に速やかに送付し、市政情報課 はその写しを保管するものとする。 ４ 主管課における決定事務 (1) 公文書の内容の検討 主管課では公開請求のあった公文書の内容について条例第５条第１項の各号等に 該当するかどうかを検討するものとする。 条例第５条第１項の各号等とは、条例第５条第１項の各号に該当する場合のほ か、公開請求のあった公文書が不存在の場合等をいう。 (2) 協議 請求に応ずるか否かの決定を行うに当たっては、当分の間、市政情報課及び当該 公文書に関係する各課と、口頭又は書面により協議するものとする。 (3) 決定の起案 請求に応ずるか否かの決定を行うに当たっては、所定の起案書を用い、請求書及 び公開決定通知書又は非公開決定通知書の案、必要な場合には公開請求のあった公 文書の写し等を添付するものとする。 (4) 決定通知書の記入要領 公開決定通知書及び非公開決定通知書（以下「決定通知書」という。）の記入 は、次の要領により行うものとする。 ア 「公文書の件名」欄 件名欄には、当該公文書の件名を正確に記入すること。この場合、１通の公開 決定通知書に複数の件名を記入することができること。 イ 「公文書の公開の日時」欄 公文書の公開を実施する日時は、公開決定の通知書が請求者に到達するまでの 日数を考慮した上で、通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合、請求 者と事前に電話等により打合せする等して、都合のよい日時を指定するよう努め ること。なお、市政情報課の職員とあらかじめその日時を相談すること。 ウ 「公文書の公開の場所」欄 原則として、市政情報課を指定すること。ただし、フィルム、磁気テープ等で 機器を用いなければ視聴することができない場合、当該公文書をその保管場所か ら移動できない場合、その他市政情報課で公開することができない場合は、公開 可能な他の場所を指定すること。 エ 「事務担当」欄 市政情報課の名称及び電話番号を記入すること。 オ 「公開しない部分」欄 請求された公文書のうち、公開しない部分を具体的に特定して記入すること。 カ 「公文書の一部を公開しない理由」欄及び「公開しない理由」欄 条例第５条第１項の各号のいずれかに該当する場合はその理由、公文書の不存 在等の場合はその説明を記入すること。条例第５条第１項の各号の複数の号に該 当する場合には、各号ごとにその理由を記入すること。 キ 「公開できるようになる時期」欄 請求の一部について応じない決定又は請求に応じない決定を行ってからおおむ ね２年以内の確定期日に、条例第５条第１項の各号に該当する事由が消滅するこ とにより、公文書の公開を実施することができるようになることが明らかな場合 は、その期日を記入すること。 (5) 決定の延期 請求に応ずるか否かの決定を延期する場合は、公文書公開決定延期通知書（以下 「決定延期通知書」という。）により通知するものとする。「決定延期の理由」欄 には、その理由をできるだけ具体的に記入するものとする。 (6) 決定通知書の送付 請求に応ずるか否かの決定をした場合又は決定の延期をした場合は、遅滞なく決 定通知書又は決定延期通知書を作成し、市政情報課へ送付するものとする。なお、 市政情報課は、主管課より送付された決定通知書又は決定延期通知書を速やかに請 求者に送付し、その写しを保管するものとする。 ５ 公文書の公開の方法 (1) 文書、図画、写真 文書、図画、写真については、当該公文書を閲覧に供することにより公開を行う ものとする。公文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該公文書の写しを 作成し、その記載事項のうち閲覧することができない部分を油性ペン等で消し、そ の写しを再度作成し、閲覧に供する等の方法により行うものとする。また、写しの 作成は原則として電子複写機により行うものとし、写しの交付は公開請求のあった 公文書１件名につき、１部とする。 (2) フィルム、録音・録画テープ フィルム、録音・録画テープについては、それぞれの映写機、再生機器等の通常 の用法により行うものとする。これらの公文書についての一部の公開については、 現在のところ技術的に困難であるため、行わないものとする。ただし、写しの交付 については、できる限りこれに対応するものとする。 (3) 磁気テープ、磁気又は光ディスク ア 磁気テープ（録音・録画テープを除く。）、磁気又は光ディスクに記録されて いる情報については、紙に出力されたものを閲覧に供することにより行うものと する。これらの公文書の一部の公開は、紙に出力されたものについて文書、図 画、写真と同様の方法により行うものとする。 イ 写しの交付については、情報が紙に出力されたものを交付する。ただし、情報 を磁気又は光ディスクに複写したものの交付が容易であるときは、当該複写した ものを交付することができる。 ウ イただし書の規定により、情報を複写する場合において、ファイル形式の変更 は行わないものとする。 ６ 公文書の公開の実施事務 (1) 日時及び場所 公文書の公開は、あらかじめ公開決定通知書により指定した日時及び場所におい て、主管課が実施するものとする。 (2) 市政情報課の職員の立会い 公文書の公開を実施するときは、原則として市政情報課の職員が立ち会うものと する。 (3) 公開決定通知書の提示 公文書の公開を実施する際には、請求者に対して、公開決定通知書を提示するよ う求めるものとする。 (4) 公文書の公開の実施 公開決定通知書を確認した後、公文書の公開を実施するものとする。その際、請 求者の求めに応じ、必要な説明をするものとする。なお、写しの交付を行う場合 は、その写しの作成箇所等を請求者に対し確認するものとする。 (5) 実施に当たっての注意事項 ア 請求された公文書を公開することにより、当該公文書が汚損又は破損するおそ れがあるときは、当該公文書に代えて当該公文書を複写したものを公開すること ができるものとする。 イ 公文書の公開を実施するに当たって、請求者が公文書を汚損又は破損するおそ れがあるときは、当該公文書の閲覧又は視聴の中止を命ずることができるものと する。 (6) 指定日時以外の公文書の公開の実施 請求者から指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合、又は請求者が指定 の日時に来庁しなかった場合は、請求者と相談の上、別の日時に公文書の公開を実 施することができるものとする。この場合、新たに公開決定通知書は交付しないも のとする。 ７ 写しの交付に要した費用の徴収 (1) 費用の額 ア 町田市が設置する電子複写機又はプリンターにより写しを作成する場合 白黒 写し１枚につき１０円 カラー 写し１枚につき１００円 イ 磁気又は光ディスクに複写して写しを作成する場合 フロッピーディスク １枚につき１００円 ＣＤ−Ｒ １枚につき４００円 その他の記録媒体 当該記録媒体作成に要した費用 ウ 複写委託契約により写しの作成を委託する場合 写し１件につき当該委託契約で定める額 エ フィルム、録音テープ等について、その他の方法により写しを作成する場合 写し１件につき当該作成に要した費用 (2) 写しの送付に要した費用 郵送料に相当する額 (3) 費用の徴収 ア 写しの作成に要した費用 原則として現金によるものとする。 イ 写しの送付に要した費用 原則として切手によるものとする。 (4) 費用の納入 ア 費用の納入は、原則として前納とする。 イ 費用の徴収に係る事務は、市政情報課において行うものとする。 ８ 不服申立てがあった場合の取扱い (1) 異議申立書の受付 条例上の処分等に係る、行政不服審査法（昭和３７年法律第１６０号）に基づく 不服申立て（異議申立て）は、市政情報課又は主管課で受け付けるものとする。 ア 市政情報課で受け付けた場合 直ちに主管課へ電話連絡するとともに異議申立書を主管課へ送付し、その写し を保管するものとする。 イ 主管課で受け付けた場合 直ちに市政情報課へ電話連絡するとともに、異議申立書の写しを市政情報課へ 送付するものとする。 (2) 異議申立ての審査 ア 記載事項の確認 異議申立ては、行政不服審査法に基づき、次の要件について確認の上、受け付 ける。 (ｱ) 異議申立書の記載事項の確認 ａ 処分に対する異議申立てがあった場合 (a) 異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所（異議申立人が、法人そ の他の団体若しくは財団であるときは代表者又は管理人の氏名及び住所、 総代を互選したときは総代の氏名及び住所、又は代理人によって異議申立 てをするときは代理人の氏名及び住所も記載する。） (b) 異議申立てに係る処分 (c) 異議申立てに係る処分があったことを知った日 (d) 異議申立ての趣旨及び理由 (e) 処分庁の教示の有無及びその内容 (f) 異議申立ての年月日 ｂ 不作為に対する異議申立てがあった場合 (a) 異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所（異議申立人が、法人そ の他の団体若しくは財団であるときは代表者又は管理人の氏名及び住所、 総代を互選したときは総代の氏名及び住所、又は代理人によって異議申立 てをするときは代理人の氏名及び住所も記載する。） (b) 当該不作為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日 (c) 異議申立ての年月日 (ｲ) 異議申立人の押印の確認 (ｳ) 異議申立期間（条例上の処分等があったことを知った日の翌日から起算して ６０日以内）内の異議申立てであるか否かの確認 (ｴ) 異議申立適格の有無（「処分」によって直接に自己の権利利益を侵害された ものであるか否か。） イ 異議申立書の補正 主管課は、異議申立てが上記ア(ｱ) (ｲ) の要件を満たさず不適法であっても、 補正できるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならな い。 ウ 異議申立てについての却下の決定 異議申立てが次のいずれかに該当する場合は、当該異議申立てについて却下の 決定を行い、決定書の謄本を異議申立人に送達するとともに、その写しを市政情 報室に送付するものとする。 (ｱ) 異議申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合 (ｲ) 補正命令に応じなかった場合 (ｳ) 補正命令に定める補正の期間を経過した場合 エ 異議申立ての受理 異議申立書が上記ア(ｱ) から(ｴ) までの要件を満たす場合は、これを受理す る。 (3) 主管課における再検討 条例第７条第１項の決定について異議申立てがあった場合、主管課は再検討を行 い、その結果、請求に応じない決定を取り消して請求に応ずる決定を行うときは、 審査会に諮問しないものとする。 (4) 審査会への諮問 主管課において再検討を経た後、請求に応じない決定が妥当であると判断した場 合には、速やかに次の書類を添えて審査会に諮問するものとする。 ア 公文書公開請求書（写し） イ 公文書公開請求に対する決定通知書（写し） ウ 異議申立書（写し） エ その他必要な書類（当該公文書の写し等） (5) 審査会への説明等 主管課は、必要に応じ、審査会に出席し、意見陳述、説明又は必要な書類の提出 を行うものとする。 (6) 審査会からの答申の取扱い 審査会から答申があった場合には、主管課はその答申に基づき、請求に応ずるか 否かの決定を行うものとする。 なお、決定の通知の手続については、行政不服審査法に基づき行うものとする。 第５ 準用等 第４第７項第１号ア及びイ、同項第３号ア並びに同項第４号ア及びイの規定は、第４ 第１項第１号又は第２号に規定する情報提供に準用する。この場合において、第４第７ 項第４号イ中「市政情報課」とあるのは、「情報提供に使用した電子複写機又はプリン ターを所管する課」と読み替えるものとする。 第６ 適用年月日 この要綱は、１９８９年１０月１日から適用する。 附 則 この要綱は、１９９７年４月１日から施行する。 附 則 この要綱は、１９９８年５月１日から施行する。 附 則 この要綱は、１９９９年４月１日から施行する。 附 則 この要綱は、２０００年４月１日から施行する。 附 則 この要綱は、２０００年１１月２０日から施行する。 |